Apa itu Project Life Cycle?
Siklus Hidup Proyek adalah rangkaian kegiatan yang penting untuk mencapai tujuan atau target proyek. Proyek mungkin memiliki dimensi dan tingkat kesulitan yang berbeda, tetapi, berapapun ukurannya: besar atau kecil, mungkin semua proyek dapat dipetakan ke struktur siklus hidup yang diberikan. Siklus hidup proyek ini mencakup empat fase-
- Fase Inisiasi
- Tahap Perencanaan
- Tahap Eksekusi
- Fase Pemantauan, Pengendalian & Penutupan
Pertama-tama kita akan melihat Fase Inisiasi
Tahap Inisiasi Proyek
Fase inisiasi menentukan proses-proses yang diperlukan untuk memulai proyek baru. Tujuan dari tahap inisiasi proyek adalah untuk menentukan apa yang harus diselesaikan oleh proyek tersebut.
Fase ini terutama terdiri dari dua kegiatan utama
- Kembangkan Piagam Proyek dan
- Identifikasi Stakeholder
Semua informasi yang terkait dengan proyek dimasukkan dalam Piagam Proyek dan Daftar Pemangku Kepentingan. Ketika piagam proyek disetujui, proyek tersebut resmi disahkan.
Piagam Proyek
Piagam Proyek mendefinisikan elemen-elemen utama proyek
- Tujuan proyek
- Kendala proyek dan pernyataan Masalah
- Tetapkan manajer proyek
- Daftar pemangku kepentingan
- Jadwal dan anggaran tingkat tinggi
- Tonggak Sejarah
- Persetujuan
Dokumen ini memungkinkan manajer proyek untuk memanfaatkan sumber daya organisasi demi proyek. Untuk membuat piagam proyek, masukan yang dibutuhkan adalah faktor lingkungan perusahaan, kasus bisnis, perjanjian, pernyataan proyek pekerjaan dan aset proses organisasi.
Mengidentifikasi Stakeholder
Pemangku kepentingan dapat mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan proyek. Untuk mencatat informasi tentang pemangku kepentingan, digunakan Daftar Pemangku Kepentingan.
Daftar pemangku kepentingan akan memiliki informasi seperti
- Jenis pemangku kepentingan
- Harapan stakeholder
- Peran dalam Proyek (Analis Bisnis, Arsitek Teknologi, PM Klien)
- Penunjukan (Direktur, Pimpinan Bisnis, dll.)
- Jenis Komunikasi (Mingguan / Bulanan)
- Pengaruh pada proyek (Parsial / Mendukung / Memengaruhi)
Kegiatan lain yang terlibat dalam kelompok proses inisiasi adalah:
- Menugaskan manajer proyek
- Menentukan kebutuhan, harapan, dan persyaratan tingkat tinggi pemangku kepentingan
- Tentukan kriteria keberhasilan proyek
- Identifikasi anggaran tertentu untuk tahap tertentu
- Pastikan bahwa proyek tersebut selaras dengan tujuan strategis organisasi
Daftar pemangku kepentingan dan piagam proyek digunakan sebagai masukan untuk kelompok pembangunan lain seperti kelompok proses perencanaan.
Tahap Perencanaan Proyek
Fase Perencanaan Proyek mencakup sekitar 50% dari keseluruhan proses. Tahap perencanaan menentukan ruang lingkup proyek serta tujuan proyek. Ini dimulai dengan keluaran dari fase inisiasi (piagam, pernyataan ruang lingkup awal, dan manajer proyek). Keluaran tahap perencanaan berfungsi sebagai masukan untuk tahap pelaksanaan.
Aspek penting dari proses perencanaan adalah
- Tahap perencanaan tidak boleh dilakukan sebelum perencanaan awal Anda selesai
- Sampai proses eksekusi tidak dimulai, Anda tidak boleh berhenti merevisi rencana
Buat Struktur Perincian Kerja (WBS)
Untuk setiap proyek yang sukses, WBS (Work Breakdown Structure) penting. Berikut langkah-langkah untuk membuat WBS.
- Lakukan curah pendapat untuk membuat daftar semua tugas
- Libatkan seluruh tim Anda untuk melakukan brainstorming
- Tuliskan struktur pohon tugas yang juga dikenal sebagai WBS (struktur rincian kerja)
- Perincian lebih lanjut WBS teratas Anda menjadi serangkaian aktivitas hierarkis, misalnya, kategori, sub-kategori, dll. Misalnya perangkat keras, perangkat lunak, peserta pelatihan, tim manajemen, dll.
- Tentukan cara merekam item ke WBS Anda
- Tanya orang lain - bisa ahli, personel berpengalaman, dll.
- Granularitas- seberapa detail tugas yang harus Anda miliki? Sulit untuk memperkirakan biaya dan waktu untuk perincian yang lebih tinggi, sedangkan untuk perincian yang lebih rendah akan macet dengan informasi yang terlalu detail.
- Perincian harus pada tingkat yang tepat, tidak terlalu tinggi atau tidak terlalu rendah
Manajemen Jadwal Perencanaan
Penjadwalan Rencana adalah proses penetapan prosedur, kebijakan dan dokumentasi untuk perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan dan pengendalian jadwal proyek. Masukan dalam kegiatan ini antara lain
- Rencana manajemen proyek
- Piagam Proyek
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Keluaran dari Manajemen Jadwal Perencanaan meliputi
- Jadwal rencana manajemen
Mendefinisikan Aktivitas
Mendefinisikan Kegiatan adalah prosedur untuk mendokumentasikan dan mengidentifikasi tindakan spesifik yang akan dilakukan untuk menghasilkan hasil proyek.
Dalam mendefinisikan kegiatan, setiap paket kerja dipecah menjadi kegiatan jadwal kerja individu. Masukan dari kegiatan pendefinisian meliputi
- Jadwal rencana manajemen
- Garis dasar cakupan
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Sedangkan output dari kegiatan tersebut adalah
- Daftar aktivitas
- Atribut aktivitas
- Daftar pencapaian
Aktivitas Urutan
Aktivitas urutan tidak lain adalah mengatur secara logis output dari "aktivitas yang didefinisikan". Ini menentukan urutan kegiatan yang perlu dilakukan.
Keluaran utama dari proses aktivitas sekuens adalah "Diagram Jaringan".
Diagram jaringan tidak lain adalah memposting tugas di papan dalam urutan yang logis.
Misalnya, Anda ingin memulai bisnis di luar negeri, apa daftar kegiatan Anda dan bagaimana urutannya?
Anda akan melakukan aktivitas dalam urutan ini
- Pilih satu negara
- Dapatkan izin bisnis
- Mempekerjakan seorang manajer
- Membeli properti
- Membeli furnitur, dll.
- Membuka bisnis
Memperkirakan Sumber Daya Aktivitas
Tahapan ini menjelaskan proses memperkirakan upaya kerja dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Faktor lain yang harus diperhatikan pada tahap ini adalah ketersediaan sumber daya.
Saat memperkirakan sumber daya, fokusnya harus berada pada jalur terpanjang dari rencana tersebut (Jalur Kritis), yang akan menghabiskan lebih banyak waktu dan uang.
Anda harus memperkirakan sumber daya untuk dua tugas
- Tugas penting
- Tugas mengambang
Pastikan bahwa tugas penting Anda diperkirakan secara akurat (waktu penyelesaian).
Ada lima masukan yang digunakan untuk memperkirakan sumber daya kegiatan
- Jadwal Rencana Manajemen
- Daftar aktivitas
- Kalender Sumber Daya
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Output dari tahap ini adalah
- Persyaratan sumber daya aktivitas
- Struktur perincian sumber daya
- Pembaruan dokumen proyek
CATATAN : Semua aktivitas yang dilakukan sejauh ini (menentukan aktivitas + urutan aktivitas + Estimasi sumber aktivitas) akan membantu dalam "Buat Jadwal".
Memperkirakan Durasi Aktivitas
Perkiraan Durasi Aktivitas adalah proses memperkirakan jumlah periode kerja (minggu / bulan) yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas individu dengan sumber daya yang diperkirakan. Langkah ini menentukan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas individu.
Anda tidak dapat menghitung durasi aktivitas tanpa menghitung upaya kerja dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Proses estimasi harus dilakukan dalam urutan ini
- Perkirakan usaha kerja terlebih dahulu
- Dilanjutkan dengan memperkirakan sumber daya
- Dilanjutkan dengan Memperkirakan durasi tugas
Untuk memperkirakan durasi aktivitas, Anda membutuhkan masukan
- Daftar aktivitas
- Atribut aktivitas
- Kalender sumber daya
- Pernyataan ruang lingkup proyek
- Aset proses organisasi
- Faktor lingkungan perusahaan
Sedangkan keluaran utama ada dua
- Perkirakan durasi aktivitas
- Perkirakan durasi aktivitas-pembaruan dokumen proyek
Teknik ini juga disebut sebagai perkiraan PERT (Project Evaluation and Review Techniques).
Kembangkan Jadwal
Develop Schedule adalah proses menganalisis urutan aktivitas, kebutuhan sumber daya, durasi dan batasan jadwal untuk membuat model jadwal proyek. Untuk menjadwalkan setiap tugas, tiga faktor utama dipertimbangkan
- Durasi
- Dependensi tugas
- Kendala
Dengan menggunakan faktor-faktor ini, proyek menghitung tanggal mulai dan tanggal selesai untuk setiap tugas.
Perangkat lunak penjadwalan dapat digunakan untuk membuat jadwal. Ini menghasilkan model jadwal dengan tanggal yang direncanakan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.
Masukan dari alat ini meliputi
- Jadwal rencana manajemen
- Daftar aktivitas
- Atribut aktivitas
- Jadwal proyek-diagram jaringan
- Persyaratan sumber daya aktivitas
- Kalender sumber daya
- Perkiraan durasi aktivitas
- Pernyataan ruang lingkup proyek
- Daftar risiko
- Penugasan staf proyek
- Struktur perincian sumber daya
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Output dari ini adalah
- Jadwal proyek
- Diagram jaringan proyek
- Bagan Gantt atau Bagan batang
- Bagan pencapaian
- Jadwalkan baseline
- Data terjadwal
- Pembaruan dokumen proyek
Jadwal Kontrol
Tahap terakhir dari tahap perencanaan adalah Jadwal Pengendalian. Ini adalah proses pemantauan status kegiatan proyek untuk memperbarui proses proyek dan mengelola perubahan pada baseline jadwal.
Jika perubahan diperlukan pada jadwal, mereka harus melalui proses kontrol perubahan. Jadwal harus dikelola atau dikendalikan oleh manajer secara proaktif.
Ada empat keluaran utama dari proses jadwal kendali
- Rencana manajemen proyek
- Jadwalkan baseline
- Jadwal rencana manajemen
- Jadwal proyek
- Informasi prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Ada lima keluaran dari jadwal kendali
- Manajemen prestasi kerja
- Pembaruan aset proses organisasi
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Tahap Eksekusi Proyek
Fase pelaksanaan terdiri dari aktivitas-aktivitas yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek. Proses ini melibatkan pengelolaan ekspektasi pemangku kepentingan, koordinasi dengan orang dan sumber daya, serta melakukan aktivitas lain yang terkait dengan hasil proyek.
Selama fase pelaksanaan, hasilnya mungkin memerlukan penataan dasar ulang dan pembaruan persyaratan proyek yang ada. Tindakan yang diambil dalam tahap pelaksanaan dapat mempengaruhi rencana atau dokumen manajemen proyek.
Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek
Tahap ini menghabiskan sebagian besar biaya, waktu, dan sumber daya proyek karena ini adalah proses yang menghasilkan hasil proyek.
Ada empat masukan untuk Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek
- Rencana Manajemen Proyek
- Permintaan perubahan disetujui
- EEFs (Faktor Lingkungan Perusahaan)
- OPA (Aset Proses Organisasi)
Sedangkan keluarannya ada lima
- Kiriman
- Data prestasi kerja
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana Manajemen Proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Selama tahap ini, penilaian ahli, rapat, dan pelaporan KPI (Key Performance Indicators) adalah yang terpenting.
Melakukan Penjaminan Mutu
Melakukan Penjaminan Mutu adalah proses mengaudit persyaratan mutu dan hasil dari pengukuran pengendalian mutu. Ini adalah proses pencatatan dan pemantauan hasil kualitas kegiatan untuk menilai kinerja. Berbagai alat seperti diagram kontrol, analisis biaya-manfaat, diagram alir, diagram proses, diagram pencar, inspeksi & ulasan, dll., Dapat digunakan untuk proses ini.
Masukan utama untuk ini adalah
- Rencana manajemen proyek
- Metrik kualitas
- Pengukuran kendali mutu
- Informasi prestasi kerja
Sedangkan outputnya adalah
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan aset proses organisasi
Mendapatkan Tim Proyek
Selama tahap pelaksanaan, perolehan tim proyek berlangsung, ini karena kemungkinan besar individu dengan keahlian yang berbeda akan dibutuhkan selama proses.
Ada tiga masukan utama untuk mendapatkan tim proyek
- Peran dan tanggung jawab
- Bagan organisasi proyek
- Rencana manajemen kepegawaian
Sedangkan keluarannya ada tiga
- Penugasan staf proyek
- Kalender sumber daya
- Pembaruan rencana manajemen proyek
Kembangkan Tim Proyek
Mayoritas proses sumber daya manusia terlibat dalam proses pelaksanaan, mengembangkan tim proyek juga merupakan bagian darinya. Tujuan utama pengembangan tim proyek adalah untuk meningkatkan kinerja anggota tim secara keseluruhan. Tahap ini harus dimulai sejak awal proyek.
Masukan dalam tim pengembangan proyek meliputi
- Rencana manajemen sumber daya manusia
- Penugasan staf proyek
- Kalender sumber daya
Keluaran dari proses ini meliputi
- Penilaian kinerja tim
- Pembaruan EEF
Kelola tim proyek
Mengelola tim proyek adalah salah satu bagian penting dari manajemen proyek. Ini adalah bidang manajemen proyek yang paling kompleks karena seringkali manajer tidak berhubungan langsung dengan anggota tim, dalam situasi seperti itu untuk menganalisis kinerja mereka dan memutuskan remunerasi mereka menjadi sulit.
Ada lima masukan untuk mengelola proses tim proyek
- Penugasan staf proyek
- Penilaian kinerja tim
- Laporan kinerja
- Rencana manajemen proyek
- Aset proses organisasi
Ada empat keluaran utama
- Pembaruan aset proses organisasi
- Pembaruan faktor lingkungan perusahaan
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
Kelola Komunikasi
Dari tiga atribut komunikasi, satu jatuh dalam proses eksekusi. Dalam program manajemen komunikasi, ada tiga aspek utama komunikasi yang perlu dipantau.
- Anggota tim proyek ke manajer proyek
- Manajer proyek hingga manajer program
- Manajer program untuk pemangku kepentingan atau sponsor lainnya
Masukan dari pengelolaan komunikasi meliputi
- Rencana manajemen komunikasi
- Laporan kinerja kerja
- EEF
- OPA
Output dari tahap ini adalah
- Komunikasi proyek
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan OPA
Melakukan Pengadaan
Dalam tahap ini, ada dua peran utama yang melibatkan pembeli dan penjual. Selama proses pengadaan, kegiatan yang terlibat
- Terbitkan paket penawaran kepada calon penjual
- Mengadakan konferensi penawar
- Evaluasi proposal penjual potensial
- Pilih proposal penjual yang menang
Output dari proses pengadaan meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Melakukan dokumen pengadaan
- Kriteria pemilihan sumber
- Daftar penjual yang memenuhi syarat
- Proposal penjual
- Dokumen proyek
- Buat atau beli keputusan
- Perjanjian kemitraan (kesepakatan tim)
- Aset proses organisasi
Sedangkan Anda akan memiliki enam keluaran
- Penjual terpilih
- Penghargaan kontrak pengadaan
- Kalender sumber daya
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
Kelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan
Tahap ini termasuk secara aktif mengelola pemangku kepentingan selama proyek berlangsung. Untuk menghindari penundaan proyek yang tidak terduga atau meninggalkan proyek di antaranya, harapan pemangku kepentingan diidentifikasi dan diselesaikan dengan cepat.
Ada lima masukan untuk mengelola proses pemangku kepentingan
- Daftar pemangku kepentingan
- Strategi manajemen pemangku kepentingan
- Rencana manajemen proyek
- Log masalah
- Ubah log
- Aset proses organisasi
Keluaran dari proses ini meliputi
- Pembaruan aset proses organisasi
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumentasi proyek
Review Tahap Proyek
Di akhir tahap pelaksanaan, review tahap proyek selesai. Ini membantu Anda mendokumentasikan dalam kegiatan berikut
- Dokumentasikan hasil tinjauan manajemen proyek Anda
- Beri tahu sponsor tentang kemajuan proyek
- Mengidentifikasi risiko atau masalah apa pun yang memengaruhi proyek
- Menunjukkan penyampaian kepada pemangku kepentingan yang dihasilkan selama proyek
- Minta persetujuan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya
Tahap Pemantauan dan Pengendalian & Penutupan Proyek
Setelah fase eksekusi, untuk memastikan proyek berada di jalur yang benar, fase pemantauan dan pengendalian menjadi aktif. Selama fase ini berbagai perubahan dan tinjauan untuk meningkatkan kinerja proyek dilakukan.
Memantau dan Mengontrol Pekerjaan Proyek
Tahap ini melibatkan pelacakan, peninjauan, dan pengaturan kemajuan untuk memenuhi tujuan proyek. Ini juga memastikan bahwa kiriman sesuai dengan rencana manajemen proyek. Fokus utama dari langkah ini adalah mengidentifikasi setiap perubahan yang dilakukan dari sudut rencana manajemen proyek untuk menentukan tindakan pencegahan yang tepat.
Masukan untuk tahap ini meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Laporan kinerja
- Perkiraan biaya
- Jadwalkan perkiraan
- Validasi perubahan
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Sedangkan keluarannya meliputi
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi
Ini adalah salah satu proses terpenting dari manajemen proyek. Pada tahap inilah dampak dari setiap perubahan dinilai terhadap proyek. Jika perubahan dalam tahap ini terjadi di salah satu bagian proyek, keseluruhan proyek akan dinilai. Perubahan lebih baik diterapkan pada tahap awal proyek, karena seiring berjalannya proyek, biaya pelaksanaan perubahan juga meningkat.
Masukan dari tahap ini meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Laporan kinerja kerja
- Perubahan permintaan
- EEF
- OPA
Sedangkan keluarannya adalah
- Permintaan perubahan yang disetujui
- Ubah log
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Validasi Cakupan
Lingkup validasi melibatkan verifikasi apakah kiriman memenuhi kriteria penerimaan pelanggan. Pemeriksaan eksternal dengan pelanggan atau pemangku kepentingan merupakan bagian dari Validating Scope Management.
Masukan untuk memvalidasi ruang lingkup termasuk
- Rencana manajemen proyek
- Persyaratan
- Dokumentasi
- Persyaratan matriks ketertelusuran
- Kiriman terverifikasi
- Data prestasi kerja
Sedangkan keluaran dari lingkup validasi meliputi
- Kiriman yang diterima
- Perubahan permintaan
- Informasi prestasi kerja
- Pembaruan dokumen proyek
Lingkup Kontrol
Lingkup kendali memastikan bahwa itu adalah satu-satunya pekerjaan yang diidentifikasi berada dalam lingkup yang disampaikan. Hasil aktual dibandingkan dengan baseline cakupan dan memastikan bahwa semua cakupan yang disetujui sebenarnya sedang disampaikan.
Masukan untuk proses lingkup kendali meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Informasi prestasi kerja
- Dokumentasi kebutuhan
- Persyaratan matriks ketertelusuran
- Aset proses organisasi
Sedangkan keluarannya meliputi
- Pengukuran prestasi kerja
- Pembaruan aset proses organisasi
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Jadwal Kontrol
Proses Jadwal Kontrol membantu Anda dalam banyak hal. Ini membantu Anda menangkap status jadwal saat ini, menentukan varians dari baseline jadwal, memahami sifat varians, dan merespons dengan mengambil tindakan yang sesuai.
Jika perubahan diperlukan pada jadwal maka mereka harus melalui proses kontrol perubahan, perubahan harus dievaluasi ulang dan hanya kemudian harus digunakan untuk memperbarui baseline jadwal.
Ada empat masukan utama untuk jadwal kontrol
- Rencana manajemen proyek
- Jadwalkan baseline
- Jadwal rencana manajemen
- Jadwal proyek
- Informasi prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Outputnya meliputi
- Pengukuran prestasi kerja
- Pembaruan aset proses organisasi
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Biaya Pengendalian
Biaya kontrol membandingkan biaya dasar untuk setiap pengiriman dengan biaya sebenarnya. Garis dasar biaya harus berubah hanya sebagai tanggapan atas permintaan perubahan yang telah melalui proses Lakukan Pengendalian Perubahan Terpadu. Pengendalian biaya memastikan bahwa proyek Anda tetap dalam batasan pendanaan.
Masukan untuk Biaya Pengendalian meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Persyaratan pendanaan proyek
- Informasi prestasi kerja
- Pengendalian Biaya Aset proses organisasi
Output untuk ini termasuk
- Memperoleh nilai pengukuran kinerja kerja
- Perkiraan anggaran nilai yang diperoleh dalam biaya kontrol
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan aset proses organisasi
Kualitas Kontrol
Kualitas kontrol memastikan bahwa proyek dan produk disampaikan dengan rencana manajemen kualitas. Ini memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar. Keluaran utama dari kualitas kendali adalah rencana manajemen mutu. Sedangkan informasi lain yang akan membantu adalah
- Diagram alir yang ada
- Batas kontrol dan spesifikasi atas dan bawah yang terdapat dalam diagram kontrol
- Informasi yang dirujuk seperti kriteria sampel, nomor pengambilan sampel, pengukuran dan pengambilan sampel variabel
- Metrik kualitas- ini adalah pengukuran standar untuk memenuhi persyaratan kualitas
- Ini memastikan bahwa langkah-langkah yang tepat diikuti untuk mematuhi aspek-aspek seperti proses, kebijakan atau peraturan
Ada empat keluaran utama dari proses kontrol kualitas:
- Kontrol perubahan terintegrasi
- Permintaan perubahan yang disetujui
- Perubahan yang disetujui meminta tinjauan
- Perubahan yang divalidasi
Kontrol Komunikasi
Komunikasi kontrol memastikan bahwa informasi yang benar menjangkau pemangku kepentingan. Informasi komunikasi kontrol mencakup masukan, alat dan teknik dan keluaran yang termasuk dalam proses ini.
Komunikasi kontrol bisa dalam format apapun, bisa juga
- Data yang lagi ngetren
- Informasi yang ditabulasikan
- Kurva S.
- Format dasbor
- Gunakan histogram
Dalam proses komunikasi kontrol, informasi pekerjaan diambil dari berbagai proses lainnya, dan laporan kinerja digunakan sebagai masukan untuk berbagai proses pemantauan dan pengelolaan. Hasil utama dari proses komunikasi kontrol adalah catatan kinerja.
Risiko Kontrol
Sepanjang siklus proyek, analisis risiko merupakan proses yang berkelanjutan. Penting bagi Anda untuk terus menganalisis, mengidentifikasi, dan merespons risiko. Aktivitas yang termasuk dalam pengendalian risiko adalah
- Melacak risiko yang ada
- Memantau risiko sisa
- Mengidentifikasi risiko baru
- Menerapkan rencana respons risiko
- Mengevaluasi proses risiko secara terus menerus
Masukan untuk pengendalian risiko adalah
- Daftar risiko
- Informasi prestasi kerja
- Laporan kinerja
- Analisis cadangan
- Audit Risiko
Output dari risiko pengendalian adalah
- Memperbarui daftar risiko
- Rencana manajemen risiko
Pengendalian Pengadaan
Dari empat rencana pengadaan, proses pengadaan ketiga termasuk dalam kelompok proses Pemantauan & Pelaksana. Tahap ini melibatkan pemantauan kinerja vendor dan memastikan bahwa semua persyaratan kontrak dipenuhi.
Proses pengadaan kontrol melibatkan verifikasi
- Apakah barang atau jasa sedang dikirim
- Apakah itu dikirimkan tepat waktu
- Apakah faktur ditagih untuk kuantitas yang benar
- Apakah semua kondisi kontrak terpenuhi
- Apakah hubungan antara pembeli atau penjual dikelola dengan baik
Masukan utama untuk proses pengadaan adalah
- Rencana manajemen proyek
- Dokumen pengadaan
- Kesepakatan
- Permintaan perubahan yang disetujui
- Laporan kinerja kerja
- Data prestasi kerja
Output untuk pengadaan adalah
- Informasi prestasi kerja
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan OPA
Kontrol Manajemen Stakeholder
Banyak proyek tersandung karena manajemen pemangku kepentingan yang tidak memadai. Jika pemangku kepentingan dikelola dengan baik, ada lebih banyak peluang untuk keberhasilan proyek. Dalam proses ini, kami memantau tingkat keterlibatan pemangku kepentingan saat ini dan mengambil tindakan yang sesuai.
Masukan dan keluaran untuk semua kegiatan ini termasuk
| Memasukkan | Keluaran |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penutupan- Fase
Fase penutupan adalah proses yang melakukan penghentian proyek secara terkontrol di akhir. Dalam sebuah proyek, ada tiga kegiatan penutupan yang sedang berlangsung
- Penutupan produk- Membuat pelanggan menerima hasil akhir, jika proyeknya bersifat eksternal
- Penutupan proyek- Ini termasuk menutup prosedur administratif secara resmi, memperbarui dokumen proyek, dan mengarsipkan database & dokumen tersebut
- Penutupan sumber daya di belakang proyek- Penutupan keuangan proyek, sumber daya yang ditugaskan untuk proyek harus dikembalikan
Masukan untuk proses ini meliputi
- Rencana Manajemen Proyek
- Hasil Kerja yang Diterima
- OPA
Keluaran dari proses ini meliputi
- Output akhir, layanan atau transisi hasil
- Pembaruan OPA
Tutup Pengadaan
Untuk setiap fase siklus hidup pengembangan proyek- perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian & penutupan ada satu proses pengadaan. Pengadaan penutupan akhir dilakukan sesuai kontrak antara penjual dan pembeli.
Kegiatan penutup dan kiriman meliputi:
- Tinjauan kinerja proyek termasuk manajemen risiko dan masalah
- Rencana manajemen proyek yang diperbarui untuk mencerminkan hasil aktual
- Laporan akhir didistribusikan kepada pemangku kepentingan yang sesuai
Masukan untuk penutupan pengadaan meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Dokumen pengadaan
Sedangkan keluarannya meliputi
- Pengadaan tertutup
- Pembaruan OPA
Etika Manajemen Proyek dari kode dan perilaku
Pada akhirnya, Anda akan menemukan etika manajemen proyek kode dan perilaku yang menangani berbagai aspek perilaku manusia seperti
- Tanggung jawab
- Menghormati
- Keadilan
- Kejujuran
- Kompetensi Budaya
Kode ini dipraktekkan untuk mendorong kepercayaan dan membawa kerangka perilaku umum dalam manajer proyek.
Ringkasan:
Fase inisiasi menentukan proses-proses yang diperlukan untuk memulai proyek baru. Ini menentukan proyek apa yang harus diselesaikan pada waktunya.
Fase inisiasi terutama terdiri dari dua kegiatan utama
- Kembangkan Piagam Proyek
- Identifikasi Stakeholder
Daftar pemangku kepentingan dan piagam proyek juga berguna dalam kelompok proses lain dari manajemen proyek seperti proses perencanaan.
Tahap perencanaan menentukan ruang lingkup serta tujuan proyek. Ini melibatkan pembuatan satu set rencana yang memandu Anda melalui fase eksekusi dan penutupan proyek.
Fase pelaksanaan terdiri dari aktivitas-aktivitas yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek. Ini adalah fase terpanjang dari siklus hidup proyek dan mengkonsumsi energi dan sumber daya maksimum. Tindakan yang diambil dalam tahap pelaksanaan dapat mempengaruhi rencana atau dokumen manajemen proyek.
Tugas utama dalam fase eksekusi adalah
- Jalankan Rencana Manajemen Proyek
- Mengarahkan dan Mengelola Eksekusi Proyek
- Jalankan Penugasan Tugas
- Melakukan Rapat Status Kemajuan, dll.
Selama fase pelaksanaan, hasilnya mungkin memerlukan penataan dasar ulang dan pembaruan persyaratan proyek yang ada.
Tahap pemantauan dan pengendalian memastikan bahwa kiriman sesuai dengan rencana manajemen proyek sebelum tahap penutupan.
Fokus utama dari fase ini adalah untuk mengidentifikasi setiap perubahan yang dilakukan dari sudut rencana manajemen proyek untuk menentukan tindakan pencegahan terhadap hasil yang tidak diharapkan.
Fase penutupan adalah proses yang melakukan penghentian proyek secara terkontrol di akhir.
