Manajemen Lingkup Proyek: Tutorial PMP

Proses Manajemen Lingkup menentukan pekerjaan apa yang harus dilakukan dan memastikan bahwa proyek hanya mencakup pekerjaan itu untuk menyelesaikan proyek.

Mengapa manajer membutuhkan Manajemen Lingkup Proyek

Tanpa menentukan ruang lingkup proyek, waktu atau biaya yang dibutuhkan proyek tidak dapat diperkirakan
Manajemen lingkup membangun proses kontrol untuk menangani elemen yang dapat mengubah proyek selama siklus hidup proyek
Ini membantu untuk menghindari tantangan yang mungkin dihadapi proyek dengan setiap cakupan yang berkembang dan daftar persyaratan yang tidak dapat diatur.

Tahap ini mencakup keduanya-

Mengelola lingkup Proyek
Mengelola ruang lingkup Produk

Proses Manajemen Lingkup Proyek mencakup kegiatan-kegiatan berikut.

Proses	Grup Proyek	Kiriman kunci
Manajemen Ruang Lingkup Rencana	Perencanaan
Kumpulkan Persyaratan	Perencanaan	Dokumen yang dibutuhkan
Tentukan Cakupan	Perencanaan	Pernyataan ruang lingkup proyek
Buat WBS	Perencanaan	Direktori WBS, WBS
Validasi Cakupan	Pemantauan dan Pengendalian	Kiriman penerimaan
Lingkup Kontrol	Pemantauan dan Pengendalian	Ubah permintaan

Kami akan melihat ini semua proses langkah demi langkah di bawah ini: -

Manajemen Ruang Lingkup Rencana

Rencana Manajemen Lingkup akan menentukan bagaimana ruang lingkup akan didefinisikan, divalidasi dan dikendalikan.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Pernyataan Cakupan Proyek Pendahuluan
Piagam proyek	Rapat	Rencana manajemen persyaratan
Rencana Manajemen Proyek	Jugment Ahli	Rencana Manajemen Lingkup
Faktor lingkungan perusahaan
Aset Proses Organisasi

Kumpulkan Persyaratan

Selama manajer proses ini menggunakan berbagai teknik dan alat untuk mengumpulkan persyaratan proyek dari para pemangku kepentingan. Tahap ini sangat penting dan jika dilakukan secara akurat kemungkinan kesalahan selama proyek akan minimal.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Piagam Proyek	Wawancara	Dokumentasi kebutuhan
Daftar pemangku kepentingan	Grup fokus	Rencana manajemen kebutuhan
	Teknik kreativitas kelompok	Persyaratan matriks ketertelusuran
	Lokakarya yang difasilitasi
	survei dan Kuesioner
	Prototipe
	Pengamatan
	Teknik pengambilan keputusan kelompok

Mendefinisikan Proses Lingkup

Proses ini dengan jelas menunjukkan bagaimana proyek seharusnya maju dan apa yang tidak dapat dilakukannya. Selama proses ini dipastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya dengan meninjau dokumen-dokumen pendukung. Cakupan yang dihasilkan kemudian akan menyebutkan persyaratan dan harapan pemangku kepentingan.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Piagam proyek	Keputusan Ahli	Pernyataan Lingkup Proyek
Dokumentasi persyaratan	Analisis produk	Pembaruan dokumen proyek
Aset Proses Organisasi	Identifikasi alternatif
	Lokakarya yang difasilitasi

Membuat WBS (Work Breakdown Structure)

WBS memungkinkan manajer proyek dan timnya untuk memecah hasil proyek tingkat tinggi menjadi unit kerja yang lebih kecil dan dapat dikelola yang disebut paket kerja.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Pernyataan Lingkup Proyek	Penguraian	WBS
Dokumentasi persyaratan		Kamus WBS
Aset Proses Organisasi		Garis dasar cakupan
		Pembaruan dokumen proyek

Validasi Cakupan

Proses lingkup validasi melibatkan penerimaan klien. Ini adalah saat klien secara resmi menerima semua kiriman proyek. Di akhir setiap fase proses ini terjadi. Selama proses ini, klien memberikan umpan balik mereka atas pekerjaan yang telah dilakukan.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Pernyataan Lingkup Proyek	Inspeksi	Hasil Penerimaan
Rencana Manajemen Proyek		Ubah permintaan
Persyaratan Matriks Ketertelusuran		Pembaruan dokumen proyek
Kiriman yang divalidasi

Kontrol Lingkup

Proses atau fase ini melibatkan pemantauan status proyek dan pengelolaan perubahan ruang lingkup. Selain itu, ini juga melibatkan penilaian persyaratan tambahan oleh pelanggan atau secara proaktif mengabaikan ruang lingkup proyek.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Rencana Manajemen Proyek	Analisis varians	Pengukuran prestasi kerja
Dokumentasi persyaratan		Perubahan permintaan
Matriks ketertelusuran persyaratan
Aset proses organisasi
Informasi prestasi kerja		Pembaruan dokumen proyek

Hal-hal penting yang perlu diingat untuk Manajemen Lingkup

Untuk menghindari pembengkakan biaya dan kesalahan jadwal, cakupannya harus lengkap dan akurat.
Cakupan perlu didefinisikan dengan jelas untuk menghindari pekerjaan yang tidak perlu dan kebingungan
Dokumen ruang lingkup harus dibagikan dengan semua pemangku kepentingan untuk menghindari kesalahan dalam desain dan persyaratan
Praktik yang baik untuk Manajemen Lingkup adalah bahwa dokumen ruang lingkup harus tetap tidak diubah selama proyek berlangsung

Ringkasan :

Manajemen lingkup digunakan untuk menentukan bagaimana sisa proses perencanaan ruang lingkup akan dikelola.

Aspek kunci dari tahap ini