Pembelian adalah komponen modul SAP MM dan prosesnya secara kasar dapat digambarkan dalam diagram di bawah ini.
MRP (perencanaan sumber daya material) membuat proposal pengadaan dan kemudian diubah menjadi Daftar Permintaan Pembelian. Langkah selanjutnya adalah menetapkan sumber ke Daftar Permintaan Pembelian, dan merilis Daftar Permintaan Pembelian. PR diubah menjadi Pesanan Pembelian dan setelah barang diterima, tanda terima faktur dapat dilakukan untuk menyelesaikan proses pembelian. Selain itu pembayaran diproses (dalam modul FI).
Pengadaan tidak harus dimulai dengan MRP, dapat dimulai dengan perencanaan berbasis konsumsi atau dengan pembuatan PR atau PO secara langsung.
MRP adalah fungsi sistem untuk menentukan kebutuhan material pada level material dan BoM. BoM (Bill of Material) adalah daftar komponen dan subkomponen yang terdiri dari satu bahan.
Salah satu dokumen dasar dalam Pembelian di SAP adalah daftar permintaan pembelian.
Permintaan pembelian
Permintaan pembelian dapat dibuat secara otomatis oleh sistem atau manual. Mereka dapat dikonversi dalam pesanan pembelian tetapi hanya setelah rilis (persetujuan daftar permintaan pembelian).
Kami akan membahas beberapa topik dalam pelajaran ini yang dapat membantu memahami dan membuat daftar permintaan pembelian.
Rentang nomor dalam daftar permintaan pembelian diperlukan seperti di dokumen lain, untuk tujuan menetapkan nomor dokumen ke dokumen yang baru dibuat.
Nanti, kisaran angka ini ditetapkan ke jenis dokumen berbeda yang dapat kami tentukan untuk digunakan dalam pemrosesan daftar permintaan pembelian.
Kami juga akan mencakup nomor pelacakan persyaratan yang pada dasarnya merupakan kombinasi angka / huruf yang dapat ditetapkan secara unik ke beberapa dokumen untuk melacak persyaratan penting tertentu.
Anda akan melihat bagaimana penentuan sumber bekerja dan mengapa itu berguna, serta bagaimana sumber ini dapat ditetapkan ke dokumen pembelian kami.
Terakhir, Anda akan mengetahui cara memproses daftar permintaan pembelian, mulai dari pembuatannya hingga mengubahnya menjadi pesanan pembelian.
Rentang nomor untuk Daftar Permintaan Pembelian
Penetapan rentang nomor untuk permintaan pembelian bekerja pada tipe dokumen. Beberapa rentang nomor yang berbeda dapat dibuat dan kemudian ditetapkan ke jenis daftar permintaan pembelian tertentu.
Ini dilakukan dalam menyesuaikan. Jenis dokumen daftar permintaan dapat memiliki dua rentang angka yang ditetapkan. Satu rentang internal dan satu rentang eksternal ditetapkan untuk setiap jenis dokumen. Rentang nomor internal bertambah secara otomatis oleh sistem, dan eksternal ditetapkan secara manual.
Layar di bawah ini mewakili daftar rentang nomor untuk daftar permintaan pembelian.
Dari nomor adalah nomor pertama dalam rentang, Nomor Ke adalah nomor terakhir yang tersedia dan nomor saat ini adalah nomor terakhir yang ditetapkan ke dokumen.
Selain itu, ada kotak centang yang menunjukkan apakah ini adalah rentang nomor eksternal.
Misalnya, rentang nomor internal dapat ditentukan sebagai rentang dari 20000000 hingga 30000000, dalam hal ini dokumen jenis dokumen yang ditetapkan interval ini akan dinomori mulai dari 20000001 dan akan bertambah 1 untuk setiap dokumen baru yang dibuat. Nomor terakhir yang tersedia untuk interval ini adalah 30000000, dan jika dokumen Anda memenuhi seluruh kisaran nomor itu harus diperpanjang. Ini jarang terjadi karena ini berarti Anda akan memiliki 10 juta dokumen daftar permintaan pembelian.
Definisi tipe dokumen
Definisi jenis dokumen adalah tindakan untuk menentukan jenis dokumen yang berbeda untuk daftar permintaan pembelian. Ini berguna dalam mengelompokkan daftar permintaan pembelian dan menentukan penggunaannya secara lebih rinci. Misalnya, kami dapat memiliki PR standar, subkontrak, dan transfer stok. Setiap jenis dokumen sesuai dengan kebutuhan khusus dan dikonfigurasi untuk digunakan dengan cara itu.
Dalam definisi tipe dokumen, Anda dapat menentukan sejumlah opsi. Interval angka (internal dan eksternal), interval item, tombol pemilihan bidang, indikator kontrol, indikator rilis keseluruhan (menentukan apakah semua item dalam PR dirilis secara bersamaan atau satu per satu).
Jenis dokumen Daftar Permintaan Pembelian Standar di SAP didefinisikan di semua instalasi sebagai NB.
Nomor pelacakan kebutuhan
Nomor ini digunakan untuk melacak persyaratan khusus. Ini dapat dimasukkan selama pembuatan daftar permintaan pembelian dan disalin ke dalam dokumen pesanan pembelian. Itu dipertahankan pada level item dan item dapat dipilih dengan nomor ini dalam beberapa laporan seperti MELB .
- Jalankan transaksi MELB .
- Klik tombol Pilih .
Saat Anda mengeklik Lanjutkan , Anda akan kembali ke layar pemilihan awal… Anda juga memiliki berbagai opsi pemilihan dan harus memilih opsi yang paling sesuai untuk mempersempit pencarian.
- Masukkan nomor pelacakan persyaratan.
- Menjalankan.
Anda akan disajikan daftar dokumen yang berisi nomor pelacakan.
Penentuan sumber
Penentuan sumber membantu dalam menemukan sumber yang paling sesuai untuk suatu persyaratan, misalnya, dapat menyarankan perjanjian garis besar mana, sumber pengadaan internal (pabrik) mana atau vendor mana yang dapat digunakan untuk memesan bahan tertentu pada waktu tertentu.
Penentuan sumber mengambil berbagai data sebagai parameter untuk proses penentuan sebenarnya. Ini termasuk Perjanjian garis besar, Catatan info pembelian, Pabrik di perusahaan kami, Pengaturan kuota, daftar Sumber.
Semua ini diperhitungkan saat menentukan sumber terbaik untuk suatu persyaratan.
Pemeriksaan pertama dilakukan melalui Pengaturan Kuota di mana sistem menentukan apakah ada sumber yang sesuai dengan pengaturan kuota yang relevan untuk materi tersebut, dan jika sumber yang sesuai ditemukan itu dipilih, dan pencarian tambahan untuk sumber dibatalkan.
Jika tidak, sistem memperhitungkan daftar sumber dan mencari sumber yang valid di sana. Daftar sumber terdiri dari rekaman tetap dan rekaman yang diblokir. Catatan tetap adalah untuk vendor tetap untuk materi tertentu yang valid untuk periode tertentu. Rekaman yang diblokir tidak dapat digunakan sebagai sumber saat berada dalam status ini.
Akhirnya sistem mencari perjanjian garis besar dan catatan info untuk sumber yang dapat dipercaya dan menugaskan mereka daftar permintaan. Anda telah melihat pada pelajaran sebelumnya apa itu catatan info pembelian, dan outline agreement adalah perjanjian atau kontrak penjadwalan yang juga digunakan dalam proses penentuan sumber sebagai informasi masukan.
Untuk menggunakan penentuan sumber, Anda perlu mencentang kotak Tentukan Sumber pada layar awal permintaan awal.
Penugasan sumber
Sistem dapat melakukan tugas sumber latar belakang atau latar depan.
Jika pencarian dilakukan dalam mode latar depan, dan lebih dari satu sumber yang valid ditemukan, daftar pilihan akan muncul dari mana pengguna harus memilih sumber yang sesuai. Jika hanya satu sumber yang cocok ditemukan, itu ditetapkan secara otomatis.
Jika pencarian dilakukan di latar belakang, satu sumber harus ditentukan dan untuk mencapai itu sistem akan melakukan berbagai fungsi dalam pencarian.
Misalnya, perjanjian garis besar memiliki prioritas di atas sumber catatan info pembelian dan jika terjadi konflik, sumber perjanjian garis besar dipilih.
Jika lebih dari satu sumber valid ditemukan dalam perjanjian garis besar, sumber valid unik akan menjadi satu untuk vendor reguler, dan jika tidak ada catatan untuk vendor reguler, sumber harus ditentukan secara manual.
Anda dapat melihat bagaimana dua sumber ditawarkan oleh sistem, dari mana kita harus memilih yang lebih baik secara manual.
