Manajemen Biaya Proyek
Manajemen Biaya Proyek didefinisikan sebagai proses perencanaan dan pengendalian biaya proyek secara efektif. Ini menentukan biaya apa yang diperlukan untuk setiap pengiriman. Biaya proyek dapat diperkirakan dari berbagai sumber proses (Contoh di bawah)
- Membuat Struktur Perincian Kerja (WBS)
- Kembangkan Jadwal
- Rencanakan sumber daya manusia
- Mengidentifikasi risiko
Masukan dari manajemen biaya meliputi,
- Rencana manajemen proyek
- Piagam proyek
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Sedangkan outputnya adalah
- Rencana Manajemen Biaya.
Membuat estimasi dan biaya untuk proyek adalah bagian yang sangat penting dari setiap manajemen proyek. Berbagai hal dipertimbangkan saat menghitung anggaran untuk proyek seperti biaya tenaga kerja, akuisisi peralatan yang diperlukan, biaya material, dll.
Apa Estimasi Biaya Proyek?
Estimasi Biaya Proyek didefinisikan sebagai proses memperkirakan total pengeluaran proyek. Akurasi estimasi biaya bergantung pada akurasi dan detail ruang lingkup proyek, yang merupakan baseline ruang lingkup. Cakupan juga akan menentukan batasan apa pun seperti tanggal, sumber daya, atau anggaran. Daftar risiko akan membantu menghitung perkiraan jenis biaya, biaya yang dibuat di balik tindakan kontingen dan biaya yang dibuat untuk mengatasi risiko.
Untuk memperkirakan biaya proyek, Anda harus mengkategorikan berbagai jenis biaya ke dalam kategori seperti
- Biaya tenaga kerja
- Biaya peralatan
- Biaya persediaan
- Biaya perjalanan
- Biaya pelatihan
- Biaya overhead, dll.
Teknik yang digunakan untuk memperkirakan biaya proyek
Untuk memperkirakan biaya proyek secara formal ada beberapa metode (teknik) yang digunakan sebagai berikut:
- Estimasi Analog
Teknik estimasi ini didasarkan pada penilaian ahli dan informasi berdasarkan proyek serupa sebelumnya. Dimana sebelumnya dilakukan biaya proyek serupa dipertimbangkan dengan plus atau minus 20% untuk proyek yang ada.
- Estimasi parametrik
Data atau catatan masa lalu digunakan untuk memperkirakan biaya untuk proyek saat ini.
- Estimasi bottom-up
Setelah Anda menentukan ruang lingkup proyek, itu adalah bentuk teknik yang paling andal. Dalam teknik ini, berdasarkan WBS, Anda memperkirakan biaya untuk setiap sumber daya atau kiriman.
Demikian juga, ada metode (teknik) lain yang dapat berguna untuk memperkirakan biaya seperti estimasi PERT, analisis tawaran vendor, dll.
Perencanaan Anggaran Proyek
Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk mengalokasikan dan mengotorisasi sumber daya moneter yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Output utama untuk menentukan anggaran meliputi baseline kinerja biaya. Ini tidak hanya menentukan biaya apa yang akan dikeluarkan tetapi juga kapan biaya akan dikeluarkan. Masukan untuk menentukan anggaran meliputi
- Perkiraan biaya aktivitas
- Dasar perkiraan
- Garis dasar cakupan
- Jadwal proyek
- Kalender sumber daya
- Kontrak
- Aset proses organisasi
Output dari proses ini adalah
- Baseline kinerja biaya
- Persyaratan pendanaan proyek
- Pembaruan dokumen proyek
Penganggaran proyek dilakukan secara paralel dengan proses penjadwalan proyek. Ini sangat bergantung pada tiga komponen -
- Perkiraan biaya
- Durasi tugas
- Sumber daya yang dialokasikan
Selama penganggaran proyek, manajer proyek berkomunikasi dengan berbagai orang yang bertanggung jawab untuk mengelola upaya kerja serta memperkirakan biaya proyek.
Dia akan menggunakan berbagai prospek proyek seperti struktur rincian pekerjaan proyek, perkiraan biaya, data dan catatan historis, informasi sumber daya, dan kebijakan.
Tanpa penilaian risiko, proses penganggaran tidak selesai. Proses penilaian risiko mempertimbangkan faktor-faktor seperti kekurangan waktu, ketersediaan sumber daya, pengalaman tim pengembangan, teknologi yang digunakan, dll. Penilaian risiko dapat berjumlah antara 25 dan 30 persen dari keseluruhan biaya proyek.
Rencana Manajemen Kualitas Proyek
Grup proses manajemen mutu terdiri dari tiga proses,
- Kualitas Rencana
Proses Kualitas Rencana melibatkan identifikasi kualitas standar mana yang relevan dengan proyek dan bagaimana memenuhinya. Ini juga termasuk mengidentifikasi metrik kualitas dan ukuran standar untuk proses proyek, persyaratan kepatuhan peraturan, fungsionalitas produk, dokumentasi, dll.
Masukan dari manajemen kualitas rencana meliputi
- Rencana manajemen proyek
- Daftar pemangku kepentingan
- Daftar risiko
- Dokumentasi persyaratan
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Output dari manajemen mutu adalah
- Rencana manajemen mutu
- Rencana perbaikan proses
- Metrik kualitas
- Daftar periksa kualitas
- Pembaruan dokumen proyek
- Kualitas asuransi
Tahap ini terutama mencakup dua aktivitas, pertama menganalisis kualitas proyek dan meningkatkan kualitas proyek. Ini adalah proses mengaudit persyaratan kualitas dan hasil dari pengukuran pengendalian kualitas untuk memastikan bahwa standar kualitas dipertahankan selama proses berlangsung. Masukan untuk ini akan sama dengan keluaran dari manajemen mutu rencana sedangkan
Output dari proses ini adalah
- Ubah permintaan
- Rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan aset proses organisasi
- Kontrol kualitas
Ini akan dilakukan untuk mengontrol kualitas selama siklus hidup proyek. Ini menjelaskan bagaimana standar kualitas dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Output dari Quality Assurance akan menjadi input untuk Quality Control. Sedangkan outputnya akan
- Pengukuran kendali mutu
- Validasi perubahan
- Kiriman terverifikasi
- Informasi prestasi kerja
- Ubah permintaan
- Rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan aset proses organisasi
Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek
Manajemen SDM mencakup proses pengorganisasian, pengelolaan, dan memimpin tim proyek. Ini terdiri dari orang-orang dengan peran dan tanggung jawab yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek. Manajemen SDM akan menangani empat proses.
- Mengembangkan rencana sumber daya manusia : Tahap ini mendefinisikan peran dan tanggung jawab proyek, bagan organisasi proyek, dan rencana manajemen staf
Masukan untuk surat wasiat ini
- Rencana manajemen proyek
- Persyaratan sumber daya aktivitas
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Output untuk ini adalah
- Rencana manajemen sumber daya manusia
- Dapatkan tim proyek :
Tahap ini memastikan ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkan tim yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Input untuk tahap ini akan menjadi output dari langkah sebelumnya. Sedangkan output dari tahap ini adalah
- Penugasan staf proyek
- Kalender sumber daya
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Kembangkan tim proyek :
Pada tahap ini, fokusnya adalah meningkatkan efisiensi tim, interaksi anggota tim dan meningkatkan kinerja tim dan proyek secara keseluruhan. Input untuk tahap ini akan menjadi output dari langkah sebelumnya. Sedangkan output untuk tahap ini adalah
- Penilaian kinerja tim
- Pembaruan faktor lingkungan perusahaan
- Kelola tim proyek :
Proses ini termasuk melacak kinerja anggota tim, menyelesaikan masalah, memberikan umpan balik dan mengelola tim untuk mengoptimalkan kinerja proyek. Input untuk tahap ini akan menjadi output dari langkah sebelumnya. Sedangkan output untuk tahap ini adalah
- Ubah permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan faktor lingkungan perusahaan
- Pembaruan aset proses organisasi
Manajemen Komunikasi Proyek
Di sini, Komunikasi Proyek tidak berarti berinteraksi secara lisan satu sama lain, tetapi mentransmisikan informasi terkait proyek secara efektif dengan tim proyek, pemangku kepentingan, manajer proyek, dll. Ini harus membahas tindakan dan penilaian risiko, rencana proyek, manajemen dan tindakan rapat, tinjauan dan jalan kaki. -tayangan, dll.
Segmen ini terutama mencakup lima bidang
- Berkomunikasi dengan Stakeholder
Ini adalah proses mengembangkan pendekatan untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan secara efisien dan memahami kebutuhan mereka. Masukan untuk ini adalah
- Rencana manajemen proyek
- Daftar pemangku kepentingan
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
Sedangkan keluaran untuk ini adalah
- Rencana manajemen komunikasi
- Pembaruan dokumen proyek
- Kelola Komunikasi
Ini adalah proses menyimpan, mendistribusikan, mengumpulkan, dan mengambil informasi proyek sesuai dengan rencana komunikasi. Masukan dari tahap ini adalah
- Faktor lingkungan perusahaan
- Aset proses organisasi
- Laporan kinerja kerja
- Rencana manajemen komunikasi
Sedangkan outputnya akan
- Komunikasi proyek
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan aset proses organisasi
- Kontrol Komunikasi
Ini adalah proses mengontrol dan memantau komunikasi di seluruh siklus hidup proyek. Masukan untuk tahap ini adalah
- Rencana manajemen proyek
- Komunikasi proyek
- Log masalah
- Data prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Sedangkan output dari tahap ini adalah
- Informasi prestasi kerja
- Perubahan permintaan
- Pembaruan rencana manajemen proyek
- Pembaruan dokumen proyek
- Pembaruan proses organisasi
Ringkasan
Manajemen biaya adalah proses perencanaan dan pengendalian biaya proyek secara efektif. Ini membantu Anda mencatat dan melacak pengeluaran yang dilakukan setelah proyek.
Untuk melihat bahwa proyek Anda selesai dalam jadwal dan anggaran tertentu, kita akan melihat faktor risiko apa yang perlu dikurangi di tutorial berikutnya.