Ada berbagai jenis korespondensi standar yang tersedia seperti cetak faktur, laporan rekening, dll. Jenis korespondensi khusus juga dapat dibuat.
Korespondensi dapat dibuat pada saat pemrosesan transaksi bisnis tertentu atau pada tahap selanjutnya untuk postingan transaksi yang telah dibuat.
Korespondensi dapat dikirimkan ke customer / vendor dalam berbagai format seperti email dan fax. Korespondensi pada dasarnya adalah surat dll yang dikirim dari SAP ke vendor / pelanggan dll.
Korespondensi dapat dibuat secara individu atau kolektif, ad-hoc atau melalui pekerjaan batch otomatis.
Dalam tutorial ini, Anda akan belajar-
- Jenis korespondensi
- Konfigurasi Korespondensi
- Generasi Korespondensi
- Pencetakan Korespondensi
- Korespondensi Melalui Email
Jenis korespondensi
Berikut adalah contoh daftar berbagai jenis korespondensi standar, yang dapat disalin untuk membuat formulir kustom tertentu, program, dll.
| Jenis Korespondensi | Deskripsi Korespondensi | Program Cetak | Data yang diperlukan | Contoh Formulir SAP Script standar |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Pemberitahuan pembayaran | RFKORD00 | Nomor dokumen | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Laporan akun | RFKORD10 | Nomor dan tanggal rekening | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Pernyataan biaya tagihan pertukaran | RFKORD 20 | Nomor dokumen | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Dokumen internal | RFKORD 30 | Nomor dokumen | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Surat individu | RFKORD40 | Nomor rekening | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Ekstrak dokumen | RFKORD50 | Nomor dokumen | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Pernyataan pelanggan | RFKORD11 | Nomor dan tanggal pelanggan | F140_CUS_STAT_01 |
Konfigurasi Korespondensi
Konfigurasi Korespondensi di SAP dapat dilakukan dalam langkah-langkah berikut di bawah ini
Langkah 1) Tentukan Jenis Korespondensi
Jalur: - SPRO> Akuntansi Keuangan (Baru)> Piutang dan Hutang Usaha> Akun Pelanggan> Item Baris> Korespondensi> Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi> Tentukan Jenis Korespondensi
Kode Transaksi: - OB77
Di sini tersedia berbagai jenis korespondensi standar SAP. Anda juga dapat membuat jenis korespondensi kustom Anda. Anda dapat menentukan bahwa data apa yang diperlukan untuk menghasilkan korespondensi, misalnya untuk laporan akun Anda dapat menentukan bahwa master pelanggan / vendor diperlukan untuk laporan tersebut. Selain itu, Anda dapat menentukan parameter tanggal dan teks yang akan ditampilkan untuk pemilihan tanggal.
Langkah 2) Tetapkan Program ke Jenis Korespondensi
Jalur: -SPRO> Akuntansi Keuangan (Baru)> Piutang dan Hutang Usaha> Akun Pelanggan> Item Baris> Korespondensi> Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi> Tetapkan Program untuk Jenis Korespondensi
Kode Transaksi: - OB78
Di sini Anda perlu menghubungkan program generator korespondensi ke jenis korespondensi. Anda juga dapat menentukan program yang berbeda untuk kode perusahaan yang berbeda. (Juga, Anda dapat menentukan varian standar di sini untuk program untuk mengeksekusi. Anda dapat membuat varian tersebut dari transaksi SE38 / SA38 untuk program tersebut.)
Anda juga dapat membuat program kustom Anda sendiri sebagai salinan dari program standar dan dapat membuat perubahan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan spesifik klien Anda.
Langkah 3) Tentukan Fungsi Panggilan untuk Jenis Korespondensi
Jalur: -SPRO> Akuntansi Keuangan (Baru)> Piutang dan Hutang Usaha> Akun Pelanggan> Item Baris> Korespondensi> Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi> Tentukan Fungsi Panggilan
Kode Transaksi: - OB79
Di sini Anda perlu menentukan bahwa pada titik waktu apa Anda dapat menghasilkan jenis korespondensi tertentu. Anda juga dapat menentukan pengaturan yang berbeda untuk kode perusahaan yang berbeda. Berbagai opsi yang tersedia adalah: -
- Pada saat memasukkan dokumen (mis. FB50, FB60, dll.)
- Pada saat memposting pembayaran (mis. F-28, F-26, dll.)
- Pada saat tampilan dokumen atau perubahan (mis. FB02, FB03, dll.)
- Pada saat tampilan akun (mis. FBL1N, FBL5N, dll.)
Langkah 4) Tetapkan Formulir Korespondensi ke Program Cetak Korespondensi
Jalur: -SPRO> Akuntansi Keuangan (Baru)> Piutang dan Hutang Usaha> Akun Pelanggan> Korespondensi Item Baris> Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi> Tentukan Nama Formulir untuk Cetak Korespondensi
Kode Transaksi: - OB96
Di sini Anda perlu menentukan definisi formulir mana yang akan digunakan oleh program cetak korespondensi. Anda juga dapat menentukan pengaturan yang berbeda untuk kode perusahaan yang berbeda. (Formulir SAP Script didefinisikan menggunakan transaksi SE71 , di mana berbagai data disusun dalam format output untuk diproses. Formulir SAP Script ini mendefinisikan tata letak dalam output.)
Anda juga dapat menggunakan dua digit ID formulir, yang dengannya Anda dapat memanggil formulir yang berbeda untuk ID formulir yang berbeda dalam kode perusahaan yang sama.
ID formulir ini dapat diberikan di layar pemilihan korespondensi yang menghasilkan program cetak. Anda hanya dapat memilih satu ID formulir pada satu waktu untuk jenis korespondensi. Anda dapat membuat beberapa jenis korespondensi, memicu id formulir yang berbeda.
Langkah 5) Tentukan Detail Pengirim untuk Korespondensi
Jalur: -SPRO> Akuntansi Keuangan (Baru)> Piutang dan Hutang Usaha> Akun Pelanggan> Item Baris> Korespondensi> Buat dan Periksa Pengaturan Korespondensi> Tentukan Detail Pengirim untuk Formulir Korespondensi
Kode Transaksi: - OBB1
Di sini Anda dapat menautkan detail untuk header, footer, tanda tangan, dan pengirim. Teks ini didefinisikan menggunakan transaksi SO10 dengan ID teks seperti yang ditautkan di atas (misalnya ADRS). Anda juga dapat menentukan setelan yang berbeda untuk kode perusahaan yang berbeda. (Juga varian pengirim dua digit dapat ditentukan, yang dapat Anda berikan ke parameter pemilihan program cetak. Ini akan mengaktifkan detail pengirim yang berbeda dalam kode perusahaan yang sama.)
Langkah 6) Tentukan Jenis Sortir untuk Korespondensi
Jalur: -SPRO> Akuntansi Keuangan (Baru)> Piutang dan Hutang Usaha> Akun Pelanggan> Item Baris> Korespondensi> Buat dan Periksa Pengaturan untuk Korespondensi> Tentukan Jenis Penyortiran untuk Korespondensi
Kode Transaksi: - O7S4
Di sini Anda dapat menentukan urutan di mana surat korespondensi akan dibuat. Misalnya jika Anda membuat pernyataan akun untuk beberapa vendor, vendor akan disortir dalam urutan ini dan kemudian surat tersebut akan dibuat. Variasi Pengurutan ini dapat diberikan di layar pemilihan program cetak yang menghasilkan korespondensi.
Langkah 7) Tentukan Variasi Sortir untuk Item Baris dalam Korespondensi
Jalur: -SPRO> Akuntansi Keuangan (Baru)> Piutang dan Hutang Usaha> Akun Pelanggan> Item Baris> Korespondensi> Buat dan Periksa Pengaturan untuk Korespondensi> Tentukan Variasi Urutan untuk Item Baris
Kode Transaksi: - O7S6
Di sini Anda dapat menentukan urutan urutan berbagai item baris akan muncul dalam surat korespondensi. Misalnya jika laporan akun vendor memiliki beberapa faktur, maka faktur akan disortir dalam urutan ini dan kemudian surat itu akan dibuat.
Variasi Pengurutan ini dapat diberikan di layar pemilihan program cetak yang menghasilkan korespondensi.
Generasi Korespondensi
Seperti yang ditunjukkan sebelumnya juga saat mengkonfigurasi titik panggilan, korespondensi dapat dibuat pada titik waktu di bawah ini: -
- Pada saat memasukkan dokumen (mis. FB50, FB60, dll.)
- Pada saat memposting pembayaran (mis. F-28, F-26, dll.)
- Pada saat tampilan dokumen atau perubahan (mis. FB02, FB03, dll.)
- Pada saat tampilan akun (mis. FBL1N, FBL5N, dll.)
Korespondensi dapat dibuat untuk dokumen tertentu atau untuk akun vendor / pelanggan. Slide selanjutnya akan menjelaskan pembuatan korespondensi melalui berbagai cara dan pencetakannya.
Generasi Korespondensi (Metode A): -
Korespondensi dapat dibuat saat Anda membuat, mengubah, atau menampilkan dokumen.
Untuk ini pergi ke Lingkungan> Korespondensi dan pilih jenis korespondensi yang relevan, misalnya lihat layar di bawah ini dalam pembuatan faktur pelanggan FB70 : -
Demikian pula, Anda dapat membuat korespondensi dari tampilan / perubahan dokumen dari transaksi, seperti di FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, dll.
Generasi Korespondensi (Metode B)
Untuk dokumen akuntansi yang ada, Anda dapat menggunakan kode transaksi FB12 .
Selanjutnya memasukkan kode perusahaan, itu akan menanyakan jenis korespondensi. Pilih Jenis Korespondensi dan Anda akan diminta untuk memasukkan nomor dokumen / nomor rekening. dll. berdasarkan pengaturan jenis korespondensi. Setelah ini, korespondensi diminta.
Generasi Korespondensi (Metode C)
Dari transaksi F.27, Anda dapat membuat korespondensi (Laporan Rekening) untuk vendor / pelanggan.
Di sini "Indikator dalam Catatan Induk", nilai yang diberikan harus sesuai dengan nilai yang diberikan dalam data induk pelanggan / vendor> Kode Perusahaan> Korespondensi.
Jika Anda memilih kotak centang "Permintaan Individual", maka jika vendor / pelanggan yang sama memiliki item baris dalam beberapa kode perusahaan, maka untuk setiap kode perusahaan, pernyataan terpisah akan dibuat.
Pencetakan Korespondensi
Pencetakan Korespondensi (Metode A): -
Gunakan kode transaksi F.61 untuk mencetak jenis korespondensi relevan yang sudah dibuat. Saat eksekusi, itu hanya akan mencetak korespondensi (Jika Email / Faks, dll. Dikonfigurasi, maka output akan dihasilkan dalam format itu)
Pencetakan Korespondensi (Metode B): -
Dari transaksi F.64 , Anda dapat melihat surat korespondensi (Spool) yang dihasilkan dan dapat dicetak. (Perbedaan dari F.61 adalah, di F.64 Anda juga dapat melakukan operasi lain (seperti menghapus, pratinjau cetak, dll.) Untuk permintaan korespondensi yang sudah dibuat.)
Spul yang dihasilkan dapat dilihat dan dicetak dari transaksi SP02 atau permintaan System> Own Spool.
Korespondensi Melalui Email
Pertahankan alamat email dalam pengaturan di master pelanggan / vendor> Data Umum> Tab Alamat> Komunikasi dan pilih metode komunikasi sebagai email.
Juga pertahankan id email di master pelanggan / vendor> Data Kode Perusahaan> Tab Korespondensi.
Kemudian korespondensi untuk pelanggan / vendor ini akan dihasilkan dalam format email sebagai pengganti hasil cetak (Mempertimbangkan pengaturan keluar pengguna dibuat untuk menentukan metode komunikasi dalam keluar pengguna yang diberikan di slide berikutnya.)
(Catatan: Anda juga dapat membuat pengaturan untuk keluaran Faks dengan memilih komunikasi standar sebagai FAX dan mempertahankan No. Faks.)
Artikel ini dikontribusikan oleh Manisha Singh