Apa itu SAP? Arti & Definisi Perangkat Lunak SAP ERP

Daftar Isi:

Anonim

Apa itu SAP?

SAP adalah singkatan dari Sistem Aplikasi dan Produk dalam Pemrosesan Data. SAP, menurut definisi, juga merupakan nama perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) serta nama perusahaan. SAP Software adalah perusahaan multinasional Eropa, didirikan pada tahun 1972 oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira. Mereka mengembangkan solusi perangkat lunak untuk mengelola operasi bisnis dan hubungan pelanggan.

Sistem SAP terdiri dari sejumlah modul yang terintegrasi penuh, yang mencakup hampir setiap aspek manajemen bisnis.

SAP adalah # 1 di pasar ERP. Pada 2010, SAP memiliki lebih dari 140.000 instalasi di seluruh dunia, lebih dari 25 solusi bisnis khusus industri dan lebih dari 75.000 pelanggan di 120 negara.

Produk Kompetitif Perangkat Lunak SAP lainnya di pasar adalah Oracle, Microsoft Dynamics, dll.

Apa itu SAP ERP? Mengapa Diperlukan?

Video berikut akan menjelaskan kebutuhan perangkat lunak ERP seperti SAP di suatu perusahaan

Klik di sini jika video tidak dapat diakses

Pertanyaan yang sangat mendasar bagi setiap pemula adalah mengapa Enterprise Resource Planning juga disebut ERP, diperlukan? Untuk menjawab ini, mari kita periksa skenario bisnis tipikal ini.

Misalkan klien mendekati tim penjualan meminta produk tertentu. Tim penjualan menghubungi departemen inventaris untuk memeriksa ketersediaan produk. Yang mengejutkan mereka, tim penjualan mengetahui bahwa produk tersebut sudah habis. Jadi lain kali hal ini tidak terjadi, mereka harus memperkenalkan alat SAP ERP.

Sebelum kita benar-benar melihat secara detail, apa itu ERP dan bagaimana ERP dapat membantu dalam proses bisnis Anda, kami akan memahami bagaimana berbagai departemen terlibat dalam keseluruhan proses bisnis, langsung dari pemesanan bahan mentah - hingga pembuatan barang - hingga pengiriman akhir. produk kepada pelanggan.

Inilah keseluruhan proses yang diikuti oleh setiap unit bisnis.

  1. Klien menghubungi tim penjualan untuk memeriksa ketersediaan produk
  2. Tim penjualan mendekati departemen Inventaris untuk memeriksa ketersediaan produk
  3. Jika stok produk habis, tim penjualan mendatangi Departemen Perencanaan Produksi untuk membuat produk
  4. Tim perencanaan produksi memeriksa dengan departemen inventaris untuk ketersediaan bahan baku
  5. Jika bahan baku tidak tersedia dengan persediaan, tim Perencanaan Produksi membeli bahan baku dari Vendor
  6. Kemudian Perencanaan Produksi meneruskan bahan baku ke Pelaksanaan Lantai Toko untuk produksi aktual
  7. Setelah siap, Tim Lantai Toko mengirimkan barang ke Tim Penjualan
  8. Tim Penjualan yang kemudian mengirimkannya ke klien
  9. Tim penjualan memperbarui keuangan dengan pendapatan yang dihasilkan oleh penjualan produk. Tim perencanaan produksi memperbarui keuangan dengan pembayaran yang akan dilakukan ke vendor yang berbeda untuk bahan baku.
  10. Semua departemen mendekati HR untuk masalah terkait Sumber Daya Manusia.

Itu adalah proses bisnis yang khas untuk setiap perusahaan manufaktur. Beberapa kesimpulan utama yang dapat diambil dari skenario tersebut adalah.

  • Ini memiliki banyak departemen atau unit bisnis
  • Departemen atau unit bisnis ini terus berkomunikasi dan bertukar data satu sama lain
  • Keberhasilan setiap organisasi terletak pada komunikasi yang efektif, dan pertukaran data, dalam departemen ini, serta pihak ketiga terkait seperti vendor, pemasok, dan pelanggan.

Berdasarkan cara pengelolaan komunikasi dan pertukaran data. Sistem perusahaan secara luas dapat diklasifikasikan sebagai

1) Sistem Terdesentralisasi

2) Sistem Terpusat yang juga disebut sebagai ERP.

Sistem Terdesentralisasi

Mari kita lihat sistem Terdesentralisasi terlebih dahulu, di perusahaan dengan Sistem Manajemen Data Terdesentralisasi. Ada dua masalah utama -

  • Data disimpan secara lokal di masing-masing departemen
  • Departemen tidak memiliki akses ke informasi atau data dari departemen lain

Untuk mengidentifikasi masalah yang timbul karena sistem manajemen Perusahaan yang terdesentralisasi, mari kita lihat proses bisnis yang sama lagi. Pelanggan mendekati tim penjualan untuk suatu produk, tetapi kali ini, dia membutuhkan produk tersebut, secara mendesak.

Karena ini adalah proses yang terdesentralisasi, Tim Penjualan tidak memiliki akses informasi waktu nyata ke ketersediaan produk . Jadi mereka mendekati departemen Inventaris untuk memeriksa ketersediaan produk. Proses ini membutuhkan waktu, dan pelanggan memilih vendor lain yang menyebabkan hilangnya pendapatan dan ketidakpuasan pelanggan.

Sekarang, misalkan produk sudah habis, dan Tim Penjualan mendekati tim Perencanaan Produksi untuk membuat produk untuk digunakan di masa mendatang. Tim Perencanaan Produksi memeriksa ketersediaan bahan baku yang dibutuhkan.

Dalam sistem yang terdesentralisasi, informasi bahan mentah disimpan secara terpisah oleh Production Planning serta Inventory Department. Dengan demikian, biaya pemeliharaan data (dalam hal ini Bahan Baku) naik.

Informasi bahan baku tersedia di dua departemen yang berbeda, Persediaan serta Perencanaan Produksi. Ketika tim penjualan memeriksa bahan baku tertentu yang diperlukan untuk memproduksi produk, itu menunjukkan bahan baku tersedia sesuai persediaan, tetapi menurut database tim perencanaan produksi, bahan bakunya sudah habis.

Jadi, mereka lanjutkan dan beli bahan bakunya. Dengan demikian, biaya material, serta biaya persediaan, naik.

Setelah bahan mentah tersedia, departemen lantai pabrik tiba-tiba menyadari bahwa mereka kekurangan pekerja. Mereka mendekati HR, yang pada gilirannya mempekerjakan karyawan sementara dengan harga lebih tinggi dari harga pasar. Dengan demikian Biaya TENAGA KERJA Meningkat.

Departemen perencanaan produksi gagal memperbarui departemen keuangan tentang bahan yang telah mereka beli. Departemen keuangan membatalkan tenggat waktu pembayaran yang ditetapkan oleh vendor yang menyebabkan perusahaan kehilangan reputasinya dan bahkan mengundang kemungkinan tindakan hukum.

Ini hanyalah sedikit dari banyak masalah dengan sistem desentralisasi.

Beberapa masalah utama dengan sistem desentralisasi adalah -

  • Banyak sistem informasi berbeda yang dibuat secara individual dari waktu ke waktu yang sulit dipelihara
  • Mengintegrasikan data memakan waktu dan uang
  • Inkonsistensi dan duplikasi data
  • Kurangnya informasi yang tepat waktu menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, hilangnya pendapatan dan reputasi
  • Biaya Persediaan, material, dan sumber daya manusia yang tinggi.

Ini adalah beberapa kelemahan utama yang kami butuhkan solusinya. Nah, Solusinya terletak pada Sistem Terpusat yaitu ERP.

Sistem Terpusat

Dalam sebuah perusahaan, dengan Sistem Informasi dan Manajemen Data Terpusat.

1) Data disimpan di lokasi pusat dan dibagikan dengan berbagai Departemen

2) Departemen memiliki akses ke informasi atau data dari Departemen lain

Mari kita lihat lagi proses bisnis yang sama untuk memahami bagaimana Sistem Perusahaan Terpusat membantu mengatasi masalah yang ditimbulkan oleh Sistem Perusahaan Terdesentralisasi.

Dalam hal ini, semua departemen memperbarui Sistem Informasi Pusat.

  • Ketika Pelanggan mendekati tim penjualan untuk membeli produk secara mendesak. Tim Penjualan memiliki akses informasi waktu nyata ke produk dalam persediaan yang diperbarui oleh Departemen Persediaan di Sistem Terpusat
  • Tim Penjualan menanggapi permintaan pelanggan tepat waktu, yang mengarah ke Peningkatan Pendapatan dan Kesenangan Pelanggan.
  • Dalam kasus, manufaktur diperlukan Tim Penjualan memperbarui Database Terpusat, sehingga semua departemen tetap mendapat informasi tentang status produk.
  • Departemen Perencanaan Produksi diperbarui secara otomatis oleh Database Terpusat untuk persyaratan. Tim Perencanaan Produksi memeriksa ketersediaan bahan baku yang dibutuhkan melalui Database Pusat, yang diperbarui oleh Departemen Inventori.
  • Dengan demikian, Duplikasi Data dihindari, dan data yang akurat tersedia. Tim Lantai Toko memperbarui Status Tenaga Kerja mereka secara teratur di Database Pusat, yang dapat diakses oleh departemen SDM.
  • Jika kekurangan tenaga kerja, tim HR memulai proses rekrutmen dengan waktu tunggu yang cukup untuk merekrut kandidat yang sesuai dengan harga pasar. Dengan demikian biaya tenaga kerja turun.
  • Sedangkan vendor bisa langsung menyerahkan invoice mereka ke Central Enterprise System, yang bisa diakses oleh bagian keuangan. Dengan demikian, pembayaran dilakukan tepat waktu, dan kemungkinan tindakan hukum dapat dihindari
  • Perangkat lunak SAP adalah jenis Sistem Terpusat. Sistem SAP adalah yang paling populer digunakan dalam perangkat lunak ERP.

Manfaat utama dari sistem terpusat adalah:

  • Ini menghilangkan duplikasi, diskontinuitas, dan redundansi dalam data
  • Memberikan informasi lintas departemen secara real time.
  • Perusahaan SAP memberikan kendali atas berbagai proses bisnis
  • Meningkatkan produktivitas, manajemen inventaris yang lebih baik, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya material, manajemen sumber daya manusia yang efektif, mengurangi biaya overhead meningkatkan keuntungan
  • Interaksi pelanggan yang lebih baik dan peningkatan throughput. Ini juga meningkatkan layanan pelanggan
  • Oleh karena itu, diperlukan sistem manajemen perusahaan yang terpusat.
  • Perangkat Lunak SAP adalah sistem manajemen perusahaan terpusat, juga dikenal sebagai Perencanaan Sumber Daya Perusahaan.
  • Singkatan dari SAP adalah Aplikasi Sistem dan Produk dalam Pengolahan Data.