Apa itu Manajemen Masalah?
Manajemen Masalah adalah proses untuk membuat orang lain menyadari masalah dan kemudian menyelesaikannya secepat mungkin
Untuk memahami ini, lakukan latihan berikut -
Ada beberapa masalah tipikal dalam proyek ini
Strategi
- Proyek di luar anggaran
- Kurangnya dukungan manajemen yang terlihat untuk proyek tersebut
- Komunikasi proyek tidak efektif
- Proses manajemen proyek tidak mengikuti standar
Definisi
- Target proyek salah
- Lingkup Proyek tidak didefinisikan dengan benar
- Persyaratan proyek tidak jelas
Sumber daya manusia
- Tim proyek kurang memiliki keterampilan untuk menyelesaikan proyek
- Tim proyek terlalu besar atau terlalu kecil & karenanya sulit untuk dikelola
- Tim proyek tidak terorganisir dengan baik. Mereka tidak ingin bekerja sebagai Tim
- Kurangnya anggota yang terampil karena pengambilan cuti atau pengunduran diri.
Jadwal
- Jadwal proyek terlalu padat. Anda tidak memiliki cukup tenaga untuk memenuhi tenggat waktu.
- Proyek membutuhkan beberapa masukan seperti bahan uji, perangkat lunak, dll.… Tetapi ada penundaan dalam pengiriman.
Mengapa Masalah terjadi?
Ada banyak alasan yang menyebabkan masalah. Sebagian besar alasan memiliki kesalahan manusia sebagai penyebabnya. Manajer Tes, yang memimpin proyek harus bertanggung jawab penuh atas kegagalan proyek tersebut.
Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang menyebabkan masalah tersebut
Mencocokkan sumber daya dengan proyek yang salah
Guru99 Bank adalah proyek yang kompleks dan besar. Anda membutuhkan banyak personel dengan keterampilan pengujian . Tetapi Anda memilih sumber daya dengan keterampilan pengembangan. Apa masalahnya?
Masalah berikut mungkin terjadi
- Banyak waktu yang akan terbuang percuma karena pengembang bukan penguji terlatih & perlu mempelajari pengujian. Tenggat waktu mungkin terlewat.
- Kualitas Pengujian mungkin menurun.
Pencocokan sumber daya dengan proyek adalah faktor terpenting dalam manajemen proyek dan dipandang sebagai tahap kritis untuk keberhasilan proyek. Menyesuaikan sumber daya dengan proyek harus memastikan keterampilan sumber daya dapat mencapai harapan proyek.
Kurangnya keterampilan manajemen Manajer Proyek
Anda ditugaskan sebagai Manajer Tes proyek Bank Guru99. Ini adalah kabar baik, tetapi Anda belum pernah mengelola sebuah proyek sebelumnya. Anda tidak memiliki pengalaman dalam mengelola proyek, ini dapat menyebabkan masalah besar.
Mengontrol proyek itu sulit dan bahkan lebih sulit lagi jika manajer proyek tidak memiliki pengalaman untuk mengelola proyek dengan baik. Pengalaman dalam menjalankan rapat status proyek, mengelola risiko dan berurusan dengan pemangku kepentingan proyek sangat penting untuk keberhasilan pengembangan dan pelaksanaan proyek.
Jadwal proyek
Jadwal yang terlalu padat atau longgar menjadi salah satu alasan yang membuat kemajuan proyek menjadi terlambat atau terlampaui. Situasi ini dapat muncul jika manajer proyek menetapkan jadwal waktu yang tidak realistis terhadap tugas-tugas proyek.
Meremehkan
Ketahui siapa dan apa yang dapat Anda lakukan. Kesalahan besar yang dibuat oleh Test Manager adalah bahwa menurutnya mudah untuk menyelesaikan proyek apa pun. Anda harus realistis dalam pemikiran Anda dan memastikan Anda tidak meremehkan kebutuhan Anda sejak awal.
Mengabaikan masalah kecil
Beberapa masalah kecil saat ini bisa menjadi lebih buruk di masa depan. Lihat contoh berikut:
Mengabaikan masalah hanya akan memperburuk masalah, jadi disarankan untuk memberikan ruang untuk masalah ini dan mengembangkan solusi praktis, meskipun masalah ini kecil.
Tidak mengikuti prosesnya
Manajemen Tes adalah proses besar yang harus diikuti Manajer dengan ketat. Tidak mengikuti proses berarti Anda melanggar aturan.
Memiliki proses di tempat akan memberi Anda struktur dan organisasi dan mengurangi kemungkinan proyek mengalami risiko
Tidak Mendengarkan orang lain
Anda adalah Manajer Uji proyek; Anda memiliki posisi tertinggi dalam Tim proyek. Tetapi Anda tidak dapat melakukan apa pun sendirian; Anda membutuhkan Tim proyek Anda.
Anggota tim mungkin yang paling sadar akan tantangan atau masalah yang akan datang dengan proyek melalui pekerjaan mereka sehari-hari. Jika Manajer Tes tidak mendengarkan saran anggota dan mencegah tim proyeknya memberikan saran, dia pada akhirnya bisa berakhir dengan kegagalan proyek.
Pendekatan Manajemen Masalah
Mari kita mulai topiknya dengan skenario berikut
Dalam proyek Guru99 Bank, untuk membuat Rencana Tes, Anda harus menganalisis dan memperjelas kebutuhan pelanggan. Berikut ini skenarionya
Dalam kasus ini, satu masalah terjadi. Itu berasal dari pelanggan. Dalam lima hari, dia mengubah persyaratan sebanyak 3 kali. Klien yang berubah-ubah bisa menjadi masalah besar karena dia tidak tahu apa yang diinginkannya, sampai tahap tertentu selesai.
Topik ini akan menunjukkan panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan masalah.
Merekam
Di beberapa titik selama proyek berlangsung, risiko, yang Anda identifikasi dalam langkah-langkah perencanaan, akan menjadi kenyataan dan Anda memiliki masalah. Anda harus merekam setiap peristiwa atau masalah yang telah terjadi dan mengancam keberhasilan proyek Anda
Dalam banyak proyek, masalah cenderung muncul di awal proyek. Jadi, merupakan ide yang cerdas untuk mendeteksi dan mendiskusikan masalah selama inisiasi proyek .
Ketika masalah teridentifikasi, Anda harus melakukan tindakan berikut:
Catat masalah proyek
Salah satu alat terbaik untuk merekam masalah proyek adalah log masalah . Log masalah akan membantu Anda fokus dalam menemukan solusi untuk suatu masalah.
Anda dapat membuat log masalah sendiri atau menggunakan template log masalah di artikel ini sebagai referensi.
Tetapkan tingkat prioritas
Jangan lupa prioritas masalah, Anda selalu menetapkan tingkat prioritas untuk suatu masalah. Ada tiga prioritas masalah yang biasa digunakan
Prioritas apa yang akan Anda tetapkan untuk masalah yang disebutkan dalam topik di atas? Prioritas apa yang akan Anda tetapkan untuk masalah yang disebutkan di atas (Kebutuhan Pelanggan yang Sering Berubah)?A) KritisB) Mayor
C) Minor
Salah Benar
Jika pelanggan tidak memperbaiki persyaratan, TestManager tidak dapat memperkirakan dan membuat paket. Proyek tidak dapat dilanjutkan.
Ini masalah kritis dan perlu segera diselesaikan
Tetapkan pemilik untuk masalah tersebut
Tetapkan masalah proyek kepada orang yang paling cocok untuk menghadapinya. Orang itu adalah seseorang di dalam atau di luar tim proyek. Namun, jika Anda menugaskannya, seseorang di luar tim memastikan mereka tahu apa yang akan mereka hadapi!
Untuk masalah persyaratan Perubahan Pelanggan di atas, Anda dapat memilih orang yang memiliki keterampilan komunikasi terbaik untuk menyelesaikan masalah. Dia akan bekerja sebagai insinyur jembatan untuk bernegosiasi dengan pelanggan, meminta mereka untuk memperbaiki persyaratan, untuk melanjutkan proyek tersebut.
Lacak status masalah
Setelah menugaskan pemilik untuk masalah tersebut, Anda harus memeriksa log masalah dan memperbarui status masalah secara teratur. Gambar-gambar berikut mewakili jenis risiko
Melaporkan
Dokumentasikan masalah proyek yang signifikan dalam laporan kemajuan rutin Anda (sorotan) dan eskalasi masalah prioritas tinggi ke dewan proyek - komunikasi adalah kuncinya.
Manajer proyek ahli sangat bergantung pada laporan status masalah proyek, terutama jika proyek besar dan memiliki banyak pemangku kepentingan.
Untuk membantu Anda membuat laporan Anda sendiri, Anda dapat menggunakan atau memanfaatkan Laporan Template Masalah Proyek di artikel ini.
Kendalikan Masalah Proyek
Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mengendalikan masalah proyek dan harus mempertimbangkan dengan cermat kegiatan-kegiatan berikut
- Akui orang-orang yang dapat memberikan dampak dalam menyelesaikan masalah.
- Hentikan semua aktivitas di sekitar masalah dan sebelum menyelesaikan masalah terlebih dahulu. Anda adalah manajer proyek dan mengendalikan situasi, jangan terburu-buru proyek kecuali jika Anda menyelesaikan masalah.
- Sekarang pikirkan baik-baik pertanyaan berikut untuk setiap masalah di log
- Buat daftar kemungkinan tindakan atau opsi yang dapat menawarkan terobosan yang Anda cari. Kemudian persempit daftar Anda dan pilih opsi yang paling mungkin untuk menyelesaikan masalah.
Salah Benar
Dalam elemen interaktif di atas, Anda dapat menggunakan tindakan apa pun untuk menyelesaikan masalah seperti A, B, atau C. Namun dalam beberapa kasus, hanya menggunakan satu opsi mungkin tidak cukup untuk menyelesaikan masalah sepenuhnya. Cara terbaik adalah menggabungkan semua opsi.
Misalnya, jika Anda memilih opsi A "Selenggarakan rapat dengan pelanggan untuk memperjelas dan membuat dasar persyaratan sesegera mungkin". Apa yang akan Anda lakukan jika Anda dan pelanggan Anda tidak dapat membuat persyaratan akhir setelah pertemuan tersebut? Anda perlu mendapatkan lebih banyak dukungan dari tingkat yang lebih tinggi untuk bernegosiasi dengan pelanggan (Opsi B). Jika pelanggan tidak profesional, mereka bahkan tidak tahu persis kebutuhan mereka. Dalam kasus seperti itu, Anda harus mengusulkan ide-ide baru kepada pelanggan tentang persyaratan produk.